Revisionssicherheit und revisionssichere Archivierung

Der Verband Organisations- und Informationssysteme hat zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Archiven definiert.

Die Merksätze des VOI zur revisionssicheren elektronischen Archivierung existieren bereits seit den 90er Jahren. Sie definieren die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit beim Betrieb einer elektronischen Archivlösung und stehen in engem Zusammenhang mit anderen Grundsätzen ? wie den ?Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung? (GoB), den ?Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme? (GoBS) oder den ?Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen? (GDPdU).

 

Die Grundsätze lauten:


1. Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert, 


2 .Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen,


3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken (zum Beispiel durch das indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein,


4 .Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist,


5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können,


6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können,


7. Alle Inhalte müssen zeitnah wiedergefunden werden können,


8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist,


9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist,


10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. 


Die Software, die für diesen Zweck eingesetzt ist, sollte deshalb ein Zertifikat zur revisionssicheren Archivierung von einer kompetenten Stelle besitzen. Darauf sollten Sie bei der Anschaffung achten.

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