Kunde ruft an, hat eine Frage zu einer Rechnung. Beleg muss erst aus dem Archiv geholt werden. Also muss der Kunde für die  Beantwortung der Frage, auf einen späteren Zeitpunkt vertröstet werden.

  
Rechnung liegt in einem Archivordner. Der Azubi ist in der Schule, also läuft man selbst ins Archiv und holt den vermeintlich richtigen Ordner.  Dann Ordner aufschlagen und den Beleg alphabetisch suchen.

Wie oft kommt es vor, dass es nicht der richtige Ordner war, oder der Beleg liegt im falschen Jahr oder unter einem anderen Namen, weil der Azubi die Ablage etwas anderes handhabt als man selbst?

Deshalb Dokumente elektronisch ablegen, vom eigenen Arbeitsplatz in Sekunden wieder finden und Vorgänge gleich erledigen. So werden Prozesse beschleunigt. So gewinnt man Zeit.