Was ist elektronisches Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung genau?

Wie der Name "elektronisch" schon sagt, werden die Dokumente (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnugnen usw.) nicht mehr in Papierform in Ordnern abgelegt, sondern in digitaler Form im Computer verwaltet.  

Das hat den Vorteil, dass man sich die ganzen Ordner und den entsprechenden Platz sparen kann. Die Dokumente können bequem vom eigenen Arbeitsplatz gesucht und schnell gefunden werden.

Durch zusätzliche Angaben (Indexe, Indizes, Schlagworte) können die Dokumente nach verschiedenen Kriterien abgelegt und dann sortiert wieder angezeigt werden. Je nach Bedarf kann ein Dokument so gewissermassen in mehreren Ordnern gefunden und von mehreren Benutzern gleichzeitig angezeigt werden.

 

Bis vor einigen Jahren wurden elektronische Archive nur in Konzernen oder großen mittelständischen Unternehmen eingesetzt. Diese Unternehmen hatten schon sehr früh die Vorteile erkannt und viel Geld in diese System investiert. Mittlerweile ist die Entwicklung rasant fortgeschritten und die Preise rapide gefallen, so dass sich heute, jede auch noch so kleine Firma, ein solches Archiv leisten kann.  

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