Anwenderbericht Martin GmbH & Co. KG

Solide Handwerksarbeit im Kundendiensteinsatz


Rechnungen und Berichte in einem Arbeitsgang elektronisch ablegen

 

Die Firma
Die Martin GmbH & Co KG ist ein mittelständischer Handwerksbetrieb mit 16 Mitarbeitern. Sie arbeitet in den Bereichen Heizung/Gas/Sanitär/Kundendienst und Arbeitsbühnen. ?Als mittelständisches Unternehmen müssen wir in allen Bereichen effizient und wirtschaftlich arbeiten. Deshalb sind wir auch ständig bestrebt Prozesse zu beschleunigen und zu verbessern? so Jens Martin der Geschäftsführer.

 


Der Knackpunkt
Ein Problem, dass uns auf den Nägeln brannte, war wie wir beim Schreiben von Rechnungen Belege wie Lieferscheine, Montageberichte usw. so einfach wie möglich zu den Ausgangsrechnungen zu sortieren, damit wir eine schnelle Ablage und eine grundlegende Ordnung haben. Bisher haben wir das immer auf die herkömmliche Art gemacht - mit der Hand in Ordner sortiert. Das war sehr umständlich besonders bei der Suche. Erst musste der entsprechende Ordner geholt werden, dann bei der Suche nach dem entsprechenden Vorgang durch Papier wühlen - natürlich fehlt genau beim diesem speziellen Vorgang das gesuchte Dokument. Entweder war es gar nicht da oder es wurde falsch einsortiert. Also begann eine intensive Suche durch alle Ordner, um den Lieferschein zu finden. Das kostete uns eine Menge Zeit, Geld und noch mehr Geduld?.

 


Die Lösung
Dann sprach ich Anfang Oktober mit Herrn Appel von der Firma Main-Archiv über dieses Problem. Herr Appel erarbeitete mit mir zusammen ein Konzept, wie wir diese Problematik in Griff bekommen konnten. Das Zauberwort hieß elektronische Ablage der Dokumente. Realisiert wurde das Projekt dann mit windream, einer einfachen Archivierungssoftware, dem eigenen DMS - Connetor und einer Sonderprogrammierung zur Lösung unserer speziellen Problematik. Die Installation und die entsprechenden Grundeinstellungen gingen relativ schnell über die Bühne, wie auch die Gewöhnung an die neue die Software. Da Anwendung sehr einfach zu bedienen ist - es gibt hier nichts zu lernen - konnten wir auch gleich loslegen.


Etwas schwieriger stellte sich die Sache mit der Sonderprogrammierung heraus. Aber auch hier muss ich sagen klappte die Zusammenarbeit mit der Firma Main-Archiv ganz hervorragend. Alles ging schnell und unbürokratisch. Die Mitarbeiter achteten immer darauf, dass wir nicht gestoppt waren und haben notwendige Korrekturen innerhalb kürzester Zeit durchgeführt und blieben wirklich bis zum Schluss am Ball, das heißt, bis wir eine reibungslose Lösung hatten.

 


Das Produkt
Heute arbeiten wir ohne Papierverwaltung, die Unterlagen sind übersichtlich, alles geht viel schneller, alles ist lückenlos nachvollziehbar, wir können den Verlauf der gesamten Vorgänge sehen, wir suchen weniger und erledigen mehr mit weniger Aufwand.

 

Jens Martin,
Geschäftsführer der
Martin GmbH & Co KG

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