ABC der Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen in Steuerrecht und Handelsrecht

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften.  Darüber hinaus gibt es auch Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten, so insbesondere zum Beispiel aus dem Versicherungsrecht (Produkthaftpflicht) und bei technischen Dokumentationspflichten, auf die im Folgenden nicht eingegangen werden kann. Eine nach Handels- und Steuerrecht kommentierte Übersicht zu den wichtigsten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen finden Sie in der Anlage zu diesem Merkblatt.

 

1)      Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?
Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.

Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Nach den Vorschriften des Steuerrechts (insbesondere § 147 Abgabenordnung - AO) sind darüber hinaus alle diejenigen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet, die nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind. Mit "anderen Gesetzen" ist nicht nur das Handelsgesetzbuch (HGB) gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben.

Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt nach §141 AO (geändert durch das Mittelstandsentlastungsgesetz vom 26.8.2006) ab 1.1.2007 bei 500.000 € (bisher 350.000 €), die Gewinngrenze bei 30.000 €.

Hinweis: Auch Privatleute haben seit dem 31.7.2004 eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen.

 

2)      Was ist aufzubewahren?
Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:

Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen,
Inventare,
Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
Lageberichte,
Eröffnungsbilanz,
die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
Buchungsbelege,
Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg.

Zu den Büchern (Handelsbücher) und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der „Offene- Posten- Buchhaltung“ (kontenblattlose Buchhaltung, gibt guten Überblick über den aktuellen Stand von Forderungen und Verbindlichkeiten) ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind.

Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen o.ä. Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern.

Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (z.B. nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte), ist kein Handels-/Geschäftsbrief.

Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe.

Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen.

Speziell geregelt ist in § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie z.B. Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

 

3)      Wie lange ist aufzubewahren?
Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig, §§ 169, 170 AO). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie z.B. einem Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen auch dann noch länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

für eine begonnene Außenprüfung,
für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen.

 

4)      In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben beziehungsweise zugelassen:

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, sind nach § 147 AO im Original aufzubewahren. In Abweichung von den gesetzlichen Vorgaben verlangt die Finanzverwaltung allerdings in Bezug auf die zuletzt genannten Unterlagen inzwischen keine Aufbewahrung mehr im Original (Verfügung des BMF vom 08.03.2004).
Handels- und Geschäftsbriefe sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.
Beachte: Durch eine Änderung der Abgabenordnung mit Wirkung zum 01.01.2002 ist die vorstehend beschriebene Wahlfreiheit bezüglich der Form der Aufbewahrung eingeengt worden. Unterlagen, die steuerrechtlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen in einer Form aufbewahrt werden, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Das bedeutet, dass für solche Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optische Archiv für sich allein nicht mehr ausreicht.

Für Rechnungen, die per Computerfax übertragen wurden, bedeutet dies, dass ein Ausdruck auf Papier den Anforderungen an die Aufbewahrung nicht mehr genügt. Anders bei Rechnungen, die per Standard- Telefax übertragen wurden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Merkblatt „Pflichtangaben in Rechnungen“.

a)      Aufbewahrung im Original
Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.

b)      Bildliche Wiedergabe
Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder hergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, z.B. bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt.

Achtung: Für die digitale Archivierung von Ausfuhrbelegen hat die Oberfinanzdirektion Koblenz mit Verfügung vom 06.01.2006 die zwischen Bund und Ländern abgestimmte Auffassung veröffentlicht, wonach die Vernichtung von Originalbelegen mit Dienststempelabdrucken, bei denen die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten, nicht in Betracht kommt. Die Pigmentierung könne bei einer digitalen Speicherung nicht dargestellt werden. Eine Überprüfung der Belege mit den dafür besonders vorgesehenen Prüfgeräten sei nicht mehr möglich.

c)      Inhaltliche Wiedergabe
Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das magnetische Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.

d)      Beweiskraft
Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 UStG notwendig sind. Nach dieser Vorschrift muss die Rechnung nämlich entweder in Papierform vorliegen oder - wenn sie als elektronische Abrechnung vorliegt - mit elektronischer Signatur mit Anbieter Akkreditierung nach § 15 Abs. 1 des Signaturgesetzes versehen sein. Nur diese beiden Varianten erfüllen den Tatbestand einer ordnungsgemäßen Rechnung.

Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren).

Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Opto- elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind.

 

5)      Wo muss aufbewahrt werden?
Nach den steuerrechtlichen Vorschriften (§ 146 Abs. 2 AO) sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB). Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

 

6)      Besonderheit – EDV- Zugriff der Finanzverwaltung

Bei originär digitalen Daten hat die Finanzbehörde seit 1. Januar 2002 das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanzverwaltung beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung in jedem Fall die Daten in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Aber auch Daten aus anderen Bereichen können hierzu gehören, soweit sie für die Besteuerung relevant sind.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Merkblatt „Digitaler Zugriff der Finanzverwaltung“.

Der aufbewahrungspflichtige Unternehmer muss also originär digitale Daten immer in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahren und bereitstellen. Dabei sind als "originär digital" die Daten anzusehen, die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehen oder im Datenverarbeitungssystem erzeugt werden. Maschinell auswertbar sind Unterlagen, wenn sie maschinell gelesen, maschinell sortiert und maschinell selektiert /gefiltert werden können.

Hinweis: Die Oberfinanzdirektion Koblenz hat in einer Verfügung vom 13.12.2005 speziell für elektronisch empfangene Kontoauszüge nochmals explizit klargestellt, dass die Aufbewahrung elektronisch empfangener Kontoauszüge eine elektronische Archivierung voraussetzt. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform entspreche nicht den Anforderungen der Abgabenordnung. Anderes könne nur gelten, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet.

 

7)      Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?
Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen.

 

8)      ABC der Aufbewahrungsfristen
Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.

 

Hier eine Liste mit den gängigsten Dokumenten

Schriftgut  Aufbewahrungsfrist in Jahren (Zahl hinter dem Text)

 
Abrechnungsunterlagen  10
 
Abtretungserklärungen  6
 
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung  10
 
Akkreditive  6
 
Aktenvermerke  6
 
Angebote mit Auftragsfolge  6
 
Angestelltenversicherung (Belege)  10
 
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)  10
 
Anlagenvermögensbücher- und Karteien  10
 
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage  6
 
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)  10
 
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation  10
 
Aufzeichnungen  10
 
Ausgangsrechnungen  10
 
Außendienstabrechnungen  10
 
Bankbelege  10
 
Bankbürgschaften  6
 
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb  10
 
Belegformate  10
 
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger  10
 
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)  10
 
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung  10
 
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen  10
 
Betriebskostenrechnungen  10
 
Betriebsprüfungsberichte  6
 
Bewertungsunterlagen  10
 
Bewirtungsunterlagen  10
 
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)  10
 
Blockdiagramme, soweit Verfahrendokumentation  10
 
Buchungsbelege  10
 
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)  6
 
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)  10
 
Dateien, Beschreibungen der  10
 
Dateiverzeichnisse  10
 
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der  10
 
Datensicherungsregeln  10
 
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)  10
 
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)  10
 
Einfuhrunterlagen  6
 
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung  10
 
Eingabedatenformate  10
 
Eingangsrechnungen  10
 
Einheitswertunterlagen  10
 
Essensmarkenabrechnungen  6
 
Exportunterlagen  6
 
Fahrtkostenerstattungsunterlagen  10
 
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung  10
 
Finanzberichte  6
 
Frachtbriefe  6
 
Gehaltslisten  10
 
Geschäftsberichte  10
 
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)  6
 
Geschenknachweise  6
 
Gewinn- und Verlustrechnung  10
 
Grundbuchauszüge  6
 
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)  10
 
Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen"  10
 
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)  6
 
Handelsbücher  10
 
Handelsregisterauszüge  6
 
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)  10
 
Inventare (§ 240 HGB)  10
 
Investitionszulage (Unterlagen)  6
 
Jahresabschluss mit Erläuterungen  10
 
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent  10
 
Kalkulationsunterlagen  6
 
Kassenberichte  10
 
Kassenbücher/-blätter  10
 
Kassenzettel  6
 
Kontenpläne und Kontenplanänderungen  10
 
Kontenregister  10
 
Kontoauszüge  10
 
Konzernabschluss (§ 290 HGB)  10
 
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB)  10
 
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)  6
 
Lagebericht  10
 
Lagerbuchführungen  10
 
Lieferscheine  6 (sofern als Beleg-
nachweis, v.a. im
Zusammenhang mit
einer Rechnung: 10)
 
Lohnbelege  10
 
Lohnlisten  6
 
Magnetbänder mit Buchfunktion  10
 
Mahnbescheide  6
 
Maske (Bildschirm-, Druck-)  10
 
Menueübersicht  10
 
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)  6
 
Nachnahmebelege  10
 
Nebenbücher  10
 
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung  10
 
Pachtunterlagen nach Ablauf des Vertrags  6
 
Postbankauszüge  10
 
Preislisten  6
 
Programmablaufbeschreibungen  10
 
Programmverzeichnisse  10
 
Protokolle*  6
 
Prozessakten  10
 
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers  10
 
Quittungen  10
 
Rechnungen an Unternehmer  10
 
Rechnungen an Nichtunternehmer  2
im Zshg. mit Grundstück 
Reisekostenabrechnung  10
 
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)  10
 
Sachkonten  10
 
Saldenbilanzen  10
 
Schadensunterlagen  6
 
Scheck- und Wechselunterlagen  6
 
Schriftwechsel  6
 
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung  10
 
Spendenbescheinigungen  6
 
Steuererklärungen und Steuerbescheide  10
 
Systemhandbücher  10
 
Telefonkostennachweise  10
 
Überstundenliste  6
 
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung  6
ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen 
Verbindlichkeiten (Zusammenstellung)  10
 
Verkaufsbücher  10
 
Vermögensverzeichnis  10
 
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)**  6
 
Versand- und Frachtunterlagen  6
 
Versicherungspolicen  6
 
Verträge  10
 
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher  10
 
Wechsel  10
 
Zahlungsanweisungen  10
 
Zollbelege  10
 
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung  10
 
Zwischenbilanz bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres  10
 

 * Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine 10- jährige Aufbewahrungsfrist. Für Protokolle der DÜVO- Meldungen dagegen nur eine 3- jährige.

** Bei Buchungsbelegen gilt die 10- jährige Aufbewahrungsfrist, bei Handels- und Geschäftsbriefen die 6- jährige.

 

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Quelle: IHK Hamburg