Was sind Indizes bzw. Schlagworte?

In einem herkömmlichen Ablagesystem wie dem Windows Explorer können die Dateien nur mit dem Dateinamen, dem Dateidatum und dem Verzeichnis bzw. Unterordner abgelegt werden. Das hat zur Folge, dass man die Datei nur nach diesen 3 Kriterien ablegen, suchen und finden kann. Das ist die Ihnen schon bekannte Art und Weise.

 

In einem DMS oder Archiv gibt es zusätzliche Möglichkeiten wie man Dateien kennzeichnen kann.  Das wir mit den sogenannten Indizes oder Schlagworten gemacht. Man spricht dann vom Indexieren oder Verschlagworten.  Damit ist es möglich Dokumente in beliebig viele Bereiche einzuordnen. Indizes sind also EDV-Eingabefelder, die bei der Speicherung der Dokumente im Archiv gefüllt und den Dokumenten gewissermassen angeheftet werden. Damit kann man nun Dokumente neben dem Dateinamen und den üblichen Ablagekriterien nach jedem beliebigen Index sortieren und sortiert wieder finden. 

 

Eine Rechnung z.B. hat die Indizes Rechnungsnummer, Betrag und Projektnummer. Die beiden ersten Indizes werden in der Finanzbuchhaltung zum Einordenen und suchen verwendet. Die Projektnummer wird vom Einkauf und vom Verkauf benutzt, um diese Rechnung einem elektronischen Projektordner zuzuordnen, in dem neben der Rechnung auch noch Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein,  Word-Dokumente usw. zu finden sind. 

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