DMS

DMS ist die Abkürzung von Dokumentenmanagement-System

Das DMS dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter in Deutschland die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff Elektronisches Dokumentenmanagement (Electronic Document Management, EDM) verwendet.

 

Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet.  Inzwischen gilt Dokumentenmanagement als eine Komponente des übergreifenden Enterprise Content Management (ECM).

Quelle: Wikipedia.org

 

Elektronisches Archiv

DMS und elektronisches Archiv ( Langzeitarchiv) sind eigentlich zwei getrennte Dinge. Da man je nach Anwendungszweck nur das DMS oder nur das Archiv im Einsatz haben kann. Natürlich können aber auch beide gleichzeitig installiert sein und genutzt werden.

 

Beim Archiv handelt es sich um die Langzeitablage der Dokumente meistens eingesetzt um die gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen. So müssen z.B. Rechnungen 10 Jahre und geschäftsrelevante Dokumente wie Angebote usw. 6 Jahre  aufbewahrt werden.

 

Der Zugriff auf das Archiv ist abhängig vom Zweck und auch von der Menge der verwalteten Dokumente. Bei kleineren Datenmengen können die Dokumente, wenn das System für die Speicherung auf Festplatten vorgesehen ist, auf einem solchen Datenträger archiviert werden. Dann ist auch jederzeit der Zugriff auf alte Dokumente möglich. Bei größeren Datenmengen werden meistens die Datenträger beschrieben und dann an einem sicheren Ort gelagert. Bei Bedarf muss dann der entsprechende Datenträger mit dem gewünschten Dokument wieder an das EDV-System angeschlossen werden, damit man auf das archivierte Dokument zugreifen kann.

 

 

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